苦手な資料のチェック…その確認のコツとは?

こんにちは。品質保証部のたまごです。

品質保証部では、お客様にレポートを提出したり、技術データを提出したりことがあります。
もちろん、入社数年たったわたしもついに、お客様にPCN(Process change notice/工程変更申請書)や信頼性試験のデータを作って出すようになりました。

 

ですが!!
私は昔、「検算のできない子供」と言われつづけていたこともあるくらい、本来チェックや確認が苦手です。
私は自分を「誤字脱字ウーマン」と思っているので、いつもお客様に出すデータを作成するときはとても緊張します。
チェックの目の厳しい先輩には、いつも「ちゃんとチェックしてね…」と怒られながら(悲しみながら?)誤字脱字等を直していただいていますが、最近は誤字脱字などの数が減ってきて、自分で自分に感動中です。

でも何回チェックしてもミスがあるときもあり、「も~~~~~!」と悔しい思いをすることもまだまだあります。

 

そんなトラウマものの(?)資料チェックですが、今日は今まで注意された確認ポイントをまとめてみました!
これを見ている皆さんにも役に立つと良いなと思います。

 

~資料作成時の最終確認ポイント~
・ページ数が合っているか?
・型番や数字は、間違ってコピーしていたり、一部消えていたりしないか?
・校閲機能を使って単語チェックしているか?
・グラフとレポート内の数字は合っているか? ※違うところを参照しているなど
・英語のレポートの場合、スペルミスやスペース忘れ、ピリオド忘れなどをしていないか?
・お客様の名前は正式名称か? ※(株)ではなく株式会社と書く、など
・印刷したときにずれたりコメントが切れたりしないか? ※特にグラフ
・漢字変換を間違えていないか?

 

いま思いつくだけでも、これだけあります。
チェックが得意な人は、もっとたくさん見るべきポイントをもっているのかもしれません。
とはいえ、レポートのページ数が10ページ以上になってくると、全部を確認するのも一苦労…。
人間もつかれているときはありますし、忙しいならなおさらミスは増えます。。。
なので、最近は、

 

・そもそもミスが起きないように、なるべくフォーマットや文章をあらかじめ決めておいてコピペして使えないか?
・チェックする部分を減らすにはどうするか?
など、次は「確認作業をなくすにはどうするか」というところに頭を悩ませ始めています。(ものぐさともいう)

 

でも本当は、AIに確認作業を任せたいなあ…と思いつつ、今日も資料をチェックしています。
ミスがありませんように…!

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