エクセルって奥が深くて簡単な計算式やグラフなどを覚えたら、次は何から手をつけたらいいのかわかりませんよね。
営業部でよく使う機能をピックアップしてみました。
営業部からの投稿です。
営業部について回るのが、予算、売り上げ。
予算を達成するため、営業部では、さまざまな分析をします。
〇予算通りにオーダーが来ているか。
〇予算よりたくさんオーダーが来ている顧客はどこか。
〇オーダーが落ちている顧客はどこか。
〇伸びているテクダイヤの製品は何なのか。
〇どのサイズのどんな材料が伸びているのか。
〇伸びている市場は何なのか。
〇この先はどうか。
エクセルはたくさんの機能がありますが、この2つを押さえておくと、作業の効率がぐっと上がります。
ざっくり言うと
ピポットテーブルは、集計機能。
VLOOKUPは、検索機能+α。
売上実績の集計を出したいとなると、ピポットテーブルの登場です。
顧客別・製品別・サイズ別を、1日ごと、1ヶ月ごと、1年ごとの集計を出すなど
ピポットテーブルで、ぽちぽち選んでいけば集計してくれます。
集計したリストの見せ方も、いろいろとカスタマイズが可能。
これをグラフ化すると可視化できたりします。
ピポットテーブルで、実績の集計ができたとします。
次に顧客別の予算表と実績を比べたいから、予算表に実績を足すとしたら、登場するのが、VLOOKUPの検索機能+αです。
何が+αかというと、検索条件に一致した場合、データを抽出してくれる機能付き。
=VLOOKUP(検索値、範囲、列番号、検索の型)
なんかいろいろと指示が出てきました。
検索値って? 予算表と実績表、どっちの資料を使うの??
って、なりませんか?
(私は、最初にこの壁にぶつかった記憶があります。)
例えば、
①予算表にA社からZ社まであるとして、
②A社のところにA社の実績を、B社のところにB社の実績を
③実績表から探して値をもってきてくれるもの。
④完全一致しないものは外す、がオススメ
①検索値:予算表の会社名
②範囲:実績表
③列番号:実績表の中に、検索値と同じ値(会社名)のある列から何番目の列に実績があるか
④検索の型:完全一致がオススメ
検索が一致しない時に出るN/Aを表示させたくないから、IFERRORの関数も組み合わせられたら、
ちょっとエクセルが上達した気分。
ピポットテーブル、VLOOKUPが出来て、さらに他の機能も合わせで使えると、スピードが格段にあがってきます。