営業がススメる、資料作成のひと手間とは

多くのビジネスパーソンにとって、”資料作成””は避けられない業務のひとつである。

一言で資料作成といっても様々で、
営業職であれば売上報告書や顧客管理表をイメージするだろうし、
資材/調達職であれば在庫やサプライヤー管理表、
技術職は実験データや開発スケジュールチャートといったところだろうか。
日々の資料作成の中で筆者が感じる”見やすい資料”とわずかな工夫について記述する。


なぜ見やすい資料であるべきか

資料を提出する相手に、自分の伝えたいことをできるだけ正確に理解してもらうためである。相手が理解できれば良いので極端にレイアウトに凝って、時間をかける必要はない。

 

人は見た目が9割。という言葉が存在するが、資料作成にも同じことがいえると思う。綺麗ごとを言うならば、人も資料も関心なのは中身だが、一方で、中身をきちんと見てもらうために見た目を整える。という考え方もできる。例えば、あなたの隣に明らかに不衛生な見た目の人がいた時、無意識のうちに避けたくなるだろうし、必要以上に接点をは持ちたくないだろう。話をしなくても良いシチュエーションであれば、会話もそこそこに立ち去ることもあるかもしれない。

 

資料作成も同様である。最後までびっしりと細かな文字や数字で埋め尽くされた資料は、できれば読みたくない。避けれるなら避けたいというのが心情だ。

 

ところが現実はそうもいかない。限られた時間の中で、それなりに目を通さねばならない。非常に億劫で面倒な作業だ。そのような資料を読むとき、どうしても、集中力や読解力が欠如しがちで、曖昧な理解や間違った解釈を招きやすい。そうした事態を少しでも防ぐためにも、最低限の気遣いをもって資料を作成することが大切である。

人は何をもって見やすいと判断するのか。

正直、ここには個人差がある。感覚的な部分も多いので、一概にこれが絶対という正解があるかはわからない。だが、最低限の配慮が施された資料は見ていて気持ちが良い。最低限の配慮とは、フォント、フォントサイズ、文字数、表(幅/高)、数字配列が整えられた資料である。それらに加えて、文字色と表の線色、余白に気がつかわれているとなお見やすい。フォントやサイズは、整えておくのがビジネスマナーだが、余白のサイズや文字色を調整することで、より見やすい資料に仕上がることに最近気が付いた。

 

筆者は決して几帳面な性格ではないが、社内外から受け取る資料で、最低限の配慮がされていない資料を見るとが、どこかムズムズしてしまう。顧客提出用であれば、自分の手で少々の編集を加えることもある。かくいう筆者も、新人の頃は、フォントサイズがバラついていたり、レイアウトがばらついていたことで、上司に指摘されたこともあった。アピールポイントを色付けした資料を、モノクロで提出するという珍プレーを犯した時は、さすがに笑ってしまった。

ほんのひと手間

普段、筆者が最低限設定しているのは下記の項目である(エクセルのみ)

 

デフォルトから少し調整をいれることで、余白幅が少しおおきめに確保できるため、見やすい印象が与えられる。文字色についてもデフォルトの黒ではなく、ややグレーにちかいものを採用すると柔らかい印象になる。作成する資料の目的に応じて、調整するとよいかもしれない。

 

フォント:游ゴシック(Meiryo UI)※windows update後は游ゴシック

フォントサイズ:9(デフォルトは11)

行の高さ:20(デフォルトは18.75)

文字色:黒とグレーの中間色(デフォルトは黒)

※個人差もあるので調整してください。

 

 

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