答えが見つかる操作手順書

手順書って、堅苦しくて読みづらかったり、理解できなかったりしませんか?

今、会社に新しいシステム導入するにあたって、操作手順書を作成しています。
作成する上で、気をつけている点を挙げてみたいと思います。

手順書ってどんな時に読みますか?

ルールや方法を知っていたら、読む必要がないですよね。

どういう手順で作業を行ったらいいか、分からない時の答え探しに使いますよね。

迷いが生じたり、答えが見つからない手順書は、嫌がられます。

 

ダメな事

  1. 文字が多すぎる
  2. 作業手順があちこちに飛んでいる
  3. 情報が足りない

 

1は、文字がひたすら羅列している状態です。

契約書みたいに、文字がぎゅーっと詰まっていたら、私は読む前に、心が折れてしまいます。

そして何度も読み返さないと、理解できないと思います。

 

2は、手順書を読み進めていると、「〇〇を検索する」って書かれているけど、検索方法は、

[〇〇参照のこと」って書かれているケースです。

つまり検索方法が書かれた手順書を探す必要が出てきます。

手順書を読んで、さらに別の手順書(ここでは、検索方法の手順書)を読む必要が出てくるものだから、

理解したら、最初に読んでいたマニュアルに戻ってこなければなりません。

 

3は、1の逆バージョンで、必要な手順の説明が簡略化されているパターンです。

情報が多いと読みづらいという配慮なのか、操作方法が書かれていなくて操作が進まなくなります。

 

マニュアルを作成するときに気をつけていること

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1.箇条書きにする

シンプルに、読みやすくするためです。

文章が長くて、肝心な情報が頭に入ってこないということが防げます。

また箇条書きは、余白も生まれやすく、見た目もスッキリもします。

 

2.操作の画像を入れて、視覚的に理解を促す

私は、文章を読まなくても、画像で理解できるくらいでもいいと思っています。

間違いが起きやすいところの注記喚起や、重要なポイントは、文字にするとメリハリをつけることが

出来ます。

 

3.作業の流れに沿って作成する

どうしても別のページや別のマニュアルで説明が必要になる場合は、ページ番号や手順書名を

載せましょう。

またその手順書からもとの手順書に戻る時には、戻るページや手順書名を載せると親切です。

そうすることで、探す時間が省けます。

 

4. 手順書の作成が完了したら、実際にその手順に沿って作業をしてみてください。

読むだけじゃダメです。実際に読みながら、実務を行うのが大事です。

操作方法を知らない人に、実際に手順書を読みながら、作業をしてもらうこともお勧めします!

 

手順書は、迷いをとって正しく導いてくれるものです。

手順書が読みづらいことで、迷いの時間を増やしてしまっては、意味がありません。

 

私の操作手順書の作業は、まだまだ続きます(汗

自分に注意点を言い聞かせながら、続きの作業をしようと思います。

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