手順書って、堅苦しくて読みづらかったり、理解できなかったりしませんか?
今、会社に新しいシステム導入するにあたって、操作手順書を作成しています。
作成する上で、気をつけている点を挙げてみたいと思います。
答えが見つかる操作手順書
手順書ってどんな時に読みますか?
ルールや方法を知っていたら、読む必要がないですよね。
どういう手順で作業を行ったらいいか、分からない時の答え探しに使いますよね。
迷いが生じたり、答えが見つからない手順書は、嫌がられます。
ダメな事
- 文字が多すぎる
- 作業手順があちこちに飛んでいる
- 情報が足りない
1は、文字がひたすら羅列している状態です。
契約書みたいに、文字がぎゅーっと詰まっていたら、私は読む前に、心が折れてしまいます。
そして何度も読み返さないと、理解できないと思います。
2は、手順書を読み進めていると、「〇〇を検索する」って書かれているけど、検索方法は、
[〇〇参照のこと」って書かれているケースです。
つまり検索方法が書かれた手順書を探す必要が出てきます。
手順書を読んで、さらに別の手順書(ここでは、検索方法の手順書)を読む必要が出てくるものだから、
理解したら、最初に読んでいたマニュアルに戻ってこなければなりません。
3は、1の逆バージョンで、必要な手順の説明が簡略化されているパターンです。
情報が多いと読みづらいという配慮なのか、操作方法が書かれていなくて操作が進まなくなります。
マニュアルを作成するときに気をつけていること
1.箇条書きにする
シンプルに、読みやすくするためです。
文章が長くて、肝心な情報が頭に入ってこないということが防げます。
また箇条書きは、余白も生まれやすく、見た目もスッキリもします。
2.操作の画像を入れて、視覚的に理解を促す
私は、文章を読まなくても、画像で理解できるくらいでもいいと思っています。
間違いが起きやすいところの注記喚起や、重要なポイントは、文字にするとメリハリをつけることが
出来ます。
3.作業の流れに沿って作成する
どうしても別のページや別のマニュアルで説明が必要になる場合は、ページ番号や手順書名を
載せましょう。
またその手順書からもとの手順書に戻る時には、戻るページや手順書名を載せると親切です。
そうすることで、探す時間が省けます。
4. 手順書の作成が完了したら、実際にその手順に沿って作業をしてみてください。
読むだけじゃダメです。実際に読みながら、実務を行うのが大事です。
操作方法を知らない人に、実際に手順書を読みながら、作業をしてもらうこともお勧めします!
手順書は、迷いをとって正しく導いてくれるものです。
手順書が読みづらいことで、迷いの時間を増やしてしまっては、意味がありません。
私の操作手順書の作業は、まだまだ続きます(汗
自分に注意点を言い聞かせながら、続きの作業をしようと思います。