わたしは学生時代、文章をまとめるのが本当に苦手でした。
就活の際にも、「なにが言いたいのか分からない」と教授や先輩に何度も添削され、
ガクチカや志望動機を作成したのを覚えています。
そんなわたしが社会人となり、文字で行われるコミュニケーションの多さに最初は戸惑いました。
チャットでの報連相、メールでの依頼、議事録、週報等、文面でのやりとりがほとんどです。
また、分かりにくい文章を書いてしまうと、
超が付くほど忙しい先輩や上司の時間を奪ってしまうことになります。
（これは絶対にしたくありません。。。）
新人の時は議事録作成に数十分かけていましたが、
今ではものの数分で文章をまとめることができるようになりました。
今回は、私が入社約2年で身に着けた文章を書く際に抑えるべきポイントをご紹介します。
1. 結論から書く
～の件について、
質問です。
ご相談です。
報告です。
など、一目でみて何のための文章か分かるよう意識しています。
今までの経緯や自分の考えなどを一から説明したくなり、
最後まで読まないと”分からない”文章に陥りがちです。
最初に要件を記載することで、忙しい上司は緊急で読むべき内容なのかを判断し、
さらに概要から詳細へ読み進めることができるので、とても効率的です。
2. 過去から未来に向かって書く
今までの背景としては...
現状は...
今後予想されるのは...
など、時系列順に書くように心がけています。
文章の中で時間軸が散らばっていると、とても読みづらく、理解に時間がかかります。
上から下まで、一本の木のように繋がっている文章が理想的です。
3. 客観と主観を分ける
...ということが原因でした。
私としては...
など、実際に起こった出来事と、自分の所感や考えを分けるよう徹底しています。
それは事実？それとも意見？と、受け手が混乱しないように
現状を説明した後、自身の仮説や提案パートは後半に記載するようにしています。
4. 要らない表現・文章をそぎ落とす
2と3を意識すると、やってしまいがちなのが文章が長くなってしまうことです。
わたしは全て書きたいことを打った後に、文を削る作業をしています。
例えば、
○○部署の皆さんがそれぞれの日程でで会議に参加可能かどうか、現在××さんに確認して頂いています
本日中に連絡いただき、会議設定させていただきます。
⇒現在○○部署の参加者日程を調整中です。担当××さんから連絡き次第、本日中に会議設定します。
ほんの少しの違いですが、重複や曖昧な言葉を省き、熟語で表現できる箇所をまとめています。
また、丁寧を意識すぎるが故に、「いただいています」の連発にも気を付けています。
5. 最終チェック
送信ボタンを押す前に今一度自分の文章を読み直し、以下の点をチェックしています。
・情報間違いがないか
・半角・全角を混同していないか
・体言止めやですますの統一はされているか
・主語が分からない文章になっていないか
・誤解のない文章か
・一文は長すぎないか、無駄な表現はないか
・最後は今後のアクションが分かる締めくくりになっているか
とくに、文章の締めくくりは肝として、注意を払っています。
「○○のミスが今後起こらないよう、××を気を付けます」
「△△と××の方法で迷っているのですが、どちらのほうが良いですか」
「○○については、調査結果出次第ご報告します」
などこの文章が、どこにつながるのかを記載して締めくくると
受け手は判断・意見しやすくなります。
最後に
スマホやパソコンが当たり前に在る時代で育った私たちにとって、
文章を打つことのハードルはとても低いと思います。
ついつい思いついたままに文章を書いてしまいがちですが、
整理されていない文を解読するのに、受け手が要す時間はとても膨大です。
文章に苦手意識がある学生さん・社会人の方々には
以上の5点を是非意識してみてください。
ひよっこ社会人の私も、常に受け手フレンドリーな文面を意識して頑張ります！
