効果的なファイリングは仕事の効率アップに繋がる

みなさんは必要な書類をすぐに手にすることができますか。

後で片付けようと、取りあえず置いておいた書類はいつの間にか山積みになり、
気づいたときにはあの資料どこ???なんて経験はありませんか。

探すというムダな作業を無くし、書類探しに掛かる時間を短縮出来れば、
本来やるべき仕事に集中できますよね。

そこで、今回はファイリングのコツについてご紹介します。

本来のファイリングとは

ファイリングは書類をファイルなどに挟み込み整理することだけではありません。

ファイリングの基本は、一定のルールに従ってファイルを整理していくことです。

また、整理整頓だけでなく、文書の活用や保存、廃棄までの一連の流れをいいます。

ファイリングの方法

  • どうファイル分けするか決める
  • ファイリングに適した文房具等を使用する
  • ファイルを色分けする
  • 誰が見ても分かりやすいラベルにする
  • 何処に何のファイルがあるかすぐに分かること
  • 使用頻度を考えファイルの配置をする
  • 保管期限を守り必要に応じて廃棄する

ファイリングのコツ

  • 余分なものは綴じ込まず捨てること

書類を手にしたらすぐに必要な書類かどうかを見極めましょう。

会社の重要書類等、保管期限が決まっている書類は管理方法が決まっています。

ですが、保管期限のない書類に関しては、後で使うかもしれないと取っておいた印刷物等も、

結局は使用しないというケースがほとんどです。

家庭でも、いつか使うかもしれない。いつか着るかもしれないと思って取っていても、

その多くは捨てても問題ないものがほとんどですよね。

そういった書類は手元に置かず、シュレッダーあるいは電子データで

バックアップを取るなどして思い切って捨てましょう。

 

  • 保管場所を決める

〇〇さんがいないと、あの書類がどこにあるか分からない。。。

という状況にしないよう、文書を私物化せず、部署で保管場所を固定し、

組織単位で書類整理を運用することが大切です。

引き出しの中にはファイリングしたものは置かず、

必ずオフィスの共有スペースに置きましょう。

 

  • ラベルのルールを統一する

ラベルは各ルールを社内で統一しましょう。

個々にラベルを作成してしまうと、管理に必要な情報が洩れてしまうことがあります。

誰が見てもファイルの中身が外から分かるようにしましょう。

(ラベル例) 件名 / 所属部署 / 年度 / 管理番号等 / 保管期間

保存期間

企業の文書には、それぞれ保存期間が法律によって定められているものが多くあります。

保存期間は、1~2年のものから3年、5年・・・30年と様々です。

書類によっては永久保存のものまであります。

法律によって定められた保存期間を守らずに文書を廃棄してしまうと罰則があります。

それぞれの書類をいつまで保管しておけばよいのか、しっかり把握しておきましょう。

 

honbun2

ファイリング方法の分類

 

ファイリング方法には大きく分けて3つの方法があります。

 

1. バーチカル方式ファイリング

書類を分類し、共通性のある文書を、フォルダにまとめる方法。

ポイントはとじ込まないため、出し入れしやすい。

 

2. バインダー方式ファイリング

バインダーや厚型ファイルと呼ばれる表紙のついたファイルに、書類を重ねて綴じ、

並べて保管する方法。

年代、重要度、ジャンル、クライアント別などに分類することで書類が探しやすくなる。

 

3. ボックスファイリング

バーチカルファイリングに似ているが、こちらは書類を挟み込んだフォルダを、

さらに箱型のファイルボックスに入れる方法。

ボックスごとにタイトルをつけることで、書類が見つけやすくなる。

綺麗に整理整頓されていたのは最初だけ。とならないよう、半期に1度など期間を決めて

見直しをしましょう。ファイリングは日々の積み重ねです。無理のないルールと運用方法で、

ファイリングを徹底し、仕事の効率化に繋げましょう。

コメントを残す

日本語が含まれない投稿は無視されますのでご注意ください。(スパム対策)