ドキュメント作成の難しさと大切さ

ドキュメントと言っても、様々な種類があります。

議事録、報告書、設計図、手順書、マニュアル（取扱説明書など）、ガイドライン、などなど。

並べだすと沢山ありますが、目的は全て同じです。自分以外の人に、同じ情報を共有する事。

例えば議事録や報告書の場合、何をディスカッションし、何を決定したのか？どんな事を実行したのか？

を記録した情報を関係者へ共有します。

 

弊社セブ工場でも多くのドキュメントがあり、その中にWork Instruction（作業手順書）があります。

工場は常に同じ品質の製品をいかに効率よく、多くのアウトプットを出す事を行っていますが、

実行するには決まった作業方法が必要不可欠であり、そのドキュメントがWork Instructionになります。

誰が読んでも同じ理解と解釈を持ち、同じ作業方法に従い、同じ品質の製品を生産するための手順書です。

作業手順書の作成は、本当に手間がかかります。

まず作業内容を把握していないと絶対に書けないので、実際に作業を体験・経験する事は必須。

作業のコツを掴み、重要となるポイントや注意すべき要所を知る必要があるからです。

対象となるアイテムは異なるのですが、手順書の作り方の難しさを上手く表現した動画があります。

https://youtu.be/Ct-lOOUqmyY

動画を見れば分かりますが、自分では大丈夫と思っていても、読み手は違う解釈持つ事もあります。

また具体的な指示が無いと間違った結果を生むことにもつながります。

文章が短くて、情報が少ないのは駄目。逆に長すぎても、読み手には伝わりにくい事も多々あります。

シンプルな文章に絵、写真、数字などを使って具体的に示す事で、読み手に分かり易い説明となります。

順番通りに作業内容を書くことも大事。当然ですが、情報が行ったり来たりしては、読み手が混乱します。

読み直しをする事でスペルチェック、間違った単語や漢字の使用に気がつく事もあります。

手順書を他の言語で作成する場合は、言語の違いによるニュアンスに気を付けて下さい。

こういった確認は自分だけでは出来ないので、他の人に確認してもらう事をお勧めします。

時間は掛かりますが、完成度を高めるには、複数の方からレビューを受ける事も大事です。

（下写真はネットで見つけた作業手順書の例）

情報を伝えるというのは、難しいです。

手取り足取り教えられるのであればベターですが、口頭だけや文章だけで説明するのはチャレンジです。

ドキュメントをいい加減に作成すると、読み手には正しい情報が伝わりません。

そうなると、修正や訂正などに費やす事になってしまいます。

弊社に40年以上の歴史があるのは、こういった情報管理がしっかりとドキュメント管理されており、

後継者に引き継がれているからです。

これからもドキュメント作成は怠らずに、ちゃんと取り掛かろうと振り返る良い機会になりました　笑

 

TCI　青木